隨著香港公司參與國內(nèi)經(jīng)貿(mào)往來的頻繁，香港公司文件在內(nèi)地使用的頻率也越來越多。那么如何證明其真實性、需要辦理香港公司董事會決議公證手續(xù)嗎？
香港公司公證文件到國內(nèi)使用, 使用公證格式有全套、半套和董事會決議三種，具體用哪類格式主要是取決于其用途及用證地方 (因有一些省市已規(guī)定了其公證格式)，但原則上公證處已規(guī)定了凡是轉變、改更等性質(zhì)用途都必須以董事會決議格式去處理。
注：就以下地方, 如是成立或變更國內(nèi)公司, 便需要按董事會決議辦理的：
- 1、浙江省紹興市柯橋區(qū)；
- 2、廣東省深圳市(特別決議格式，新表格格式)；
- 3、廣東省河源市；
- 4、廣東省梅州市；
- 5、廣東省東莞市(特別決議格式，新表格格式)。
香港公司董事會決議公證使用的一般場合
1、在中國大陸設立外資代表處、外資獨資公司、中外合資公司，以及相關變更，如代表處延期、任命首代或代表、外資股權變更等。
根據(jù)國家工商總局2006年4月27日「關于外商投資的公司審批登記管理法律適用若干問題的執(zhí)行意見」「工商外企200681號文」：第五條規(guī)定：申請外商投資的公司的審批和設立登記時向?qū)徟偷怯洐C關提交的外國投資者的主體資格證明或身份證明應當經(jīng)所在國家公證機關公證并經(jīng)我國駐該國使(領)館認證。香港、澳門和臺灣地區(qū)投資者的主體資格證明或身份證明應當依法提供當?shù)毓C機構的公證文件。
2、在法院進行相關訴訟活動。
根據(jù)最高人民法院《關于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第十一條的規(guī)定，當事人提供的證據(jù)系域外形成的，必須履行相應的公證、認證手續(xù)。
3、申請商標、專利。
以海外公司名義申請商標、專利以及相關轉讓、復議，需要進行公證認證。
香港公司董事會決議公證辦理流程
- 香港公司的文件直接拿到國內(nèi)是無法使用的，香港的文書送往中國內(nèi)地使用，先經(jīng)中國委托公證人公證，然后公證文書送往中國法律服務（香港） 有限公司加章轉遞。
香港公司董事會決議公證辦理需提供文件
- 香港公司注冊證書；
- 香港公司商業(yè)登記證；
- 香港公司最新周年申報表或者法團成立表格；
- 香港公司董事會記錄（決議）。
香港公司董事會決議公證時間
- 資料齊全，辦理香港公司董事會決議公證時間是3-5天。
香港公司董事會決議公證是否需要面簽？
- 辦理香港公司董事會決議公證需要董事在香港公證人面前簽字，所以原則上需要董事過港面簽。如董事確實不能到港，可跟律師說明具體原因，然后安排視頻簽署，通過視頻見證董事簽字。
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